Apa Itu Groupware ?

Groupware

Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya

Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan  untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Gambaran Umum

Perangkat lunak kolaboratif merupakan konsep yang luas yang sangat tumpang tindih dengan konsep .Beberapa penulis berpendapat keduanya merupakan hal yang sama. Menurut Carstensen dan Schmidt (1999) groupware merupakan bagian dari CSCW. Para peneliti menilai bahwa CSCW dan groupware membahas tentang "bagaimana aktivitas-aktivitas yang saling berkolaborasi dan koordinasi antar akvitivas tersebut dapat didukung dengan menggunaan sistem komputer". Produk perangkat lunak seperti surel, kalender, percakapan teks, wiki dan kegiatan bookmarking masuk dalam kategori ini, ketika digunakan untuk kerja kelompok, sementara itu istilah yang lebih umum berlaku untuk sistem yang digunakan di luar tempat kerja, contohnya, layanan kencan online dan jejaring sosial seperti Facebook, Twitter, dan Friendster. Diusulkan bahwa hukum Metcalfe - semakin banyak orang yang menggunakan sesuatu, semakin berharga barang tersebut - berlaku untuk perangkat lunak jenis ini.
Penggunaan perangkat lunak kolaboratif pada tempat kerja menciptakan suatu lingkungan kerja kolaboratif (CWE). CWE atau collaborative working environment mendukung orang-orang baik dalam perkerjaan individu maupun pekerjaan mereka yang sifatnya kerja sama, sehingga menghasilkan suatu kelas profesional yang baru, e-profesional, yang dapat bekerja sama tanpa memperhatikan lokasi geografis mereka.
Pada akhirnya, perangkat lunak kolaboratif berkaitan dengan gagasan tentang sistem kerja kolaboratif yang dipahami sebagai segala bentuk organisasi manusia yang muncul kapanpun suatu kolaborasi terjadi, apakah itu dalam bentuk formal maupun informal, disengaja ataupun tidak disengaja. Walaupun groupware atau perangkat lunak kolaboratif berhubungan dengan elemen-elemen teknologi CSCW, sistem-sistem kerja kolaboratif menjadi alat analisis yang berguna untuk memahami variabel perilaku dan organisasi yang berkaitan dengan konsep yang lebih luas dari CSCW.

Groupware

Perangkat lunak kolaboratif pada awalnya ditetapkan sebagai groupware dan istilah ini dapat muncul sejak 1980-an, ketika Richman dan Slovakia (1987) menulis:

"Seperti sebuah otot elektronis yang mengikat tim bersama-sama, groupware baru ini bertujuan untuk menempatkan komputer tepat di tengah-tengah komunikasi antara manajer, teknisi, dan siapa saja yang berinteraksi dalam kelompok, merevolusi cara mereka bekerja"

Bahkan lebih jauh lagi, pada tahun 1978 Peter dan Trudy Johnson-Lenz menemukan istilah groupware; di awal 1978 definisi groupware adalah, "proses-proses group yang disengaja ditambah perangkat lunak yang mendukungnya." Kemudian di dalam artikel yang mereka tulis, Peter dan Trudy kemudian menjelaskan groupware sebagai budaya yang dimediasikan dengan "komputer"... perwujudan dari organisasi sosial pada hyperspace. "Groupware mengintegrasikan sistem manusia yang membantu pengembangan dan sistem alat bantu, tapi dalam satu bentuk yang sederhana.
Di awal 1990-an produk groupware komersial pertama diluncurkan untuk memenuhi janjinya, perusahaan besar seperti  mulai menggunakan sistem pertemuan elektronik untuk memanfaatkan di proyek internal utama kampus. Lotus Notes" tampil sebagai contoh kategori produk tersebut, mengizinkan kolaborasi kelompok terpencil ketika Internet masih baru tumbuh. Kirkpatrick and Losee  menulis:

"JIka groupware benar-benar membuat perubahan produktivitas dalam jangka panjang, definisi dari kantor bisa jadi berubah. Anda dapat bekerja secara efisien sebagai seorang anggota dari suatu kelompok dimanapun Anda memiliki komputer. Karena komputer menjadi lebih kecil dan lebih powerful, itu berarti dimana saja.""

Seiring dengan perangkat lunak kolaboratif yang berkembang dan bermigrasi menjadi Internet itu sendiri, perangkat lunak kolaboratif berkontribusi untuk pengembangan dari yang disebut dengan  yang membawa sejumlah fitur kolaboratif yang awalnya dipahami untuk jaringan perusahaan. Perangkat-perangkat ini termasuk fungsi seperti berbagi dokumen (termasuk editing group), kalender kelompok dan instant messaging serta web conferencing diantaranya.

Groupware dan Organisasi

Penelitian tentang  mencakup penelitian tentang perangkat lunak kolaboratif dan fenomena sosial yang berhubungan dengannya. Ada banyak penelitian yang dihasilkan tentang dampak dari groupware dalam organisasi dan isu-isu sosial dan psikologi terkait sejak awal delapan puluhan. Sejak 1984 sebagian besar it sejak awal tahun delapan puluhan. Sejak 1984 sebagian besar pekerjaan ini telah diorganisir dan dikomunikasikan dalam kerangka acara ilmiah khusus - konferensi computer-supported cooperative work - yang dilaksanakan oleh Association for Computing Machinery Special Interest Group in Computer-Human Interaction dua kali setahun. Konferensi CSCW berikutnya akan diselenggarakan di Seattle, Washington pada tahun 2012 dan program serta hasil dari konferensi terakhir di tahun 2010 dapat dikonsultasikan di sini

Desain & Isu Implementasi

Kompleksitas pengembangan groupware masih menjadi masalah. Salah satu alasannya adalah dimensi sosio-teknis dari groupware. Desainer groupware tidak hanya harus mengatasi masalah teknis (seperti dalam pengembangan perangkat lunak tradisional) tetapi juga mempertimbangkan proses kelompok sosial yang harus didukung dengan aplikasi groupware. Beberapa contoh masalah dalam pengembangan groupware antara lain:

• Ketekunan dibutuhkan dalam beberapa sesi. Obrolan/chat dan komunikasi suara secara rutin tidak terus menerus dan hilang pada akhir sesi. Ruang virtual dan lemari arsip online dapat bertahan selama beberapa tahun. Desainer dari ruang kolaboratif perlu mempertimbangkan kebutuhan durasi informasi dan menerapkan secara tepat.

• Otentikasi selalu menjadi masalah dengan groupware. Bila koneksi dibuat point-to-point, mulai sejak log-in pendaftaran diberlakukan, jelas siapa saja yang terlibat dalam sesi tersebut. Namun, sesi audio dan sesi tanpa moderator membawa risiko 'lurkers' tak dikenal yang mengamati tapi tidak memperkenalkan diri sendiri atau memberikan kontribusi

• Sampai saat ini, masalah bandwidth pada lokasi yang tetap penggunaan alat secara penuh masih terbatas. Ini diperparah dengan adanya perangkat bergerak/mobile.

• Beberapa aliran input dan output membawa isu-isu konkurensi pada aplikasi groupware.

• Isu-isu motivasi adalah penting, terutama dalam pengaturan di mana tidak ada proses kelompok yang telah ditetapkan berada di tempat.

• Terkait erat dengan aspek motivasi adalah pertanyaan tentang hal timbal balik. dan lain-lain  telah menunjukkan bahwa distribusi usaha dan manfaat harus seimbang secara hati-hati untuk memastikan bahwa semua anggota kelompok yang dipersyaratkan benar-benar berpartisipasi.

Salah satu pendekatan untuk mengatasi masalah ini adalah penggunaan pola desain untuk desain groupware. Pola tersebut mengidentifikasi masalah desain groupware yang terjadi berulang-ulang dan mendiskusikan pilihan desain dengan cara yang semua pihak dapat berpartisipasi dalam proses pembangunan groupware.

Groupware dan Tingkatan Kolaborasi

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat

1. Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat  adalah contohnya.
2. Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
3. Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

4.      Groupware adalah suatu teknologi yang dirancang untuk menunjang kerja dalam suatu kelompok atau group. Teknologi ini dapat menunjang komunikasi, kerjasama, koordinasi, memecahkan masalah, memenangkan persaingan, atau bernegosiasi. Pada umumnya yang termasuk dalam groupware adalah kelas teknologi tertentu yang melibatkan jaringan komputer modern, seperti e-mail, newsgroup, videophone, dan chat.
Teknologi groupware dapat digolongkan menjadi dua dimensi utama :
(1) Waktu, ketika user dari groupware bekerja sama dalam waktu yang sama (realtime/synchronous gropuware ) atau waktu yang berbeda ( asynchronous groupware ).
(2) Tempat, ketika user dari gropuware bekerja pada tempat yang sama ( colocated/face to face ) atau tempat yang berbeda ( non colocated/ distance ).
Groupware merupakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menangani masalah kolaborasi dalam suatu perusahaan/organisasi. Ada beberapa istilah groupware yang sering digunakan dalam ilmu komputer antara lain Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), Group Decision Support Systems (GDSS), Computer-Mediated Communication (CMC), atau Group Information Support Systems (GISS). Terdapat dua jenis groupware yaitu open source groupware dan closed source groupware. Contoh closed source groupware adalah Lotus Notes, Novell GroupWise, dan MS Exchange. Sedangkan contoh open source groupware adalah phpGroupWare, PHProjekt, MoreGroupWare, phpCollab dan eGroupWare.

5.      Ada beberapa jenis manfaat yang didapat jika sebuah organisasi menggunakan software Groupware . Beberapa diantaranya adalah:
(1) Membantu meningkatkan komunikasi dalam sebuah tim baik komunikasi secara synchronous maupun secara asynchronous.
(2) Fasilitas sharing informasi dan distribusi dokumen, suatu tim dapat memanfaatkan banyak dokumen secara bersama melalui sistem yang mirip seperti file sharing .
(3)Dapat mengatur dan memonitor proyek-proyek yang ditangani oleh sebuah tim, dengan adanya fasilitas ini proyek yang besar dapat ditangani oleh seorang project manager yang mempekerjakan beberapa orang dalam suatu tim.
(4)Dukungan untuk mengatur alur kerja ( workflow ) dan membuat otomatis suatu proses, dengan fasilitas ini suatu proses bisnis yang melibatkan banyak bagian (orang) dapat ditangani secara elektronik.